Société
L’Administration Communale de Forest est à la recherche d’un.e assistant(e) admistratif/ve au sein du département de l'instruction publique.
Fonction
En tant qu’assistant administratif (M/F/X) d’une école communale forestoise, je suis chargé.e de soutenir la direction dans l’organisation du bon fonctionnement de l’école.
J/’assure les tâches administratives quotidiennes ; je suis chargé.e de l’accueil et de l’orientation des visiteur.euse.s ; je gère l’accueil téléphonique et réponds aux demandes d’informations générales venant du PO, de la direction, des membres de l’équipe éducative, des parents, des enfants et autres.
Je filtre avec discernement les sollicitations à destination de la direction. J’assure la diffusion correcte des informations.
J’ai le sens des priorités ; j’organise mon travail de façon rigoureuse et professionnelle.
Je fais preuve de polyvalence, de proactivité, de respect et de bienveillance.
activités
La liste ci-dessous est non exhaustive et susceptible d’être complétée ou modifiée à l’initiative de la direction ou du service de l’Instruction publique.
De manière générale :
- Répondre professionnellement au téléphone et transmettre les messages
- Accueillir professionnellement et aimablement les visiteurs
- Assurer la transmission correcte des informations entre les différents partenaires
- Répondre aux demandes d’informations générales en fonction de ses attributions
- Faire régulièrement des copies de sécurité des documents et des programmes utilisés
- Concevoir et/ou utiliser des outils informatiques facilitateurs de gestion (Word, Excell, Outlook, WinPage, Ecogest, e-RH,…)
- Suivre des formations en fonction des besoins rencontrés
- Superviser les stagiaires secrétaires éventuel.le.s
- Vérifier le bon fonctionnement de imprimantes/photocopieuses et tout autre matériel
Liaison avec le PO :
- Respecter les procédures administratives et les délais prévus par le règlement de travail et les règles éditées par le PO
- Répondre dans la mesure de ses attributions aux demandes du PO
- Gérer les commandes de matériel (commande, suivi, réception, gestion de stock)
- Transmettre en fin de mois les informations comptables à destination du PO
- Transmettre en fin de mois les informations relatives au personnel nécessaires au PO
Collaboration avec la direction :
- Réceptionner, enregistrer, classer et archiver divers documents
- Rédiger et/ou dactylographier des avis, des communications, des courriers sur base des instructions données
- Gérer la comptabilité de l’école via le programme Ecogest
- Gérer les dossiers des enseignants (version papier et via le programme WinPage)
- Gérer les dossiers des élèves (version papier et via le programme WinPage)
- Déclarer les accidents scolaires via le programme informatique d’Ethias
- Distribuer et photocopier les avis
- Gérer les chèques ALE
- Imprimer les attestations pour les élèves (fréquentation scolaire, classes de dépaysement, attestation de frais de garderie, réussite, CEB, langue moderne,…)
- Préparer, imprimer et diffuser les différents listings (présences, repas, piscine,…)
Liaison avec les enseignants :
- Relayer les informations entre les enseignants et les autres intervenants
Liaison avec les enfants et leurs parents :
- Assurer les premiers soins des élèves malades ou blessés
- Prévenir les parents ou personnes responsables en cas de maladie ou d’accident
- Transmettre les messages
- Accueillir les enfants en retard
- Réaliser et gérer les dossiers administratifs des élèves en collaboration avec les parents
Liaison avec les visiteurs extérieurs :
- Accueillir, orienter, informer, dans la mesure de ses attributions, tous les visiteurs extérieurs
- Filtrer avec discernement les sollicitations vers la direction
Profil
Réglementations / Législations
Règles et consignes de sécurité
Règles déontologiques
Respect de la Nouvelle Loi Communale
Respect du Décret Neutralité du 31 mars 1994 auquel le PO a adhéré en date du 24 janvier 2012
Compétences comportementales
Agir avec impartialité, intégrité et professionnalisme
Être orienté résultats
Coopérer
Savoir écouter
Analyser les situations
Structurer son travail
Communiquer adéquatement
Aisance relationnelle
Respect de la voie hiérarchique
Discrétion
Ponctualité
Attitude accueillante et diplomate
Aptitudes techniques
Techniques d’expression écrite (prise de note, rapports, pv,…)
Techniques d’accueil
Techniques de communication
Techniques d’expression orale (maîtrise impeccable de la langue française)
Technique de comptabilité
Maîtrise des outils de bureautique
Contexte interne et externe
Fonctionnement d’une administration communale
Connaissance des services communaux
Applications bureautiques
Word, Excell, Outlook,
Logiciels spécifiques
WinPage, Ecogest, e-RH (encodage des congés)
Matériel / outil / outillage
Photocopieuse, scanner, téléphone
Langues
Français
Techniques d'expression écrite
Savoir rédiger
Règles d'orthographe et de grammaire
Offre
- Contrat à temps plein (36 h) à durée déterminée de 11 mois. Possibilité de CDI à l’issue du contrat .
- Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (niveau C1)
- Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
- Possibilité de suivre des formations
- Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 6 ans) et dans le public (sans limitation).
- Remboursement (100%) des frais de transports en commun – allocation de fin d’année – système de congé flexible
- Horaires : du lundi au vendredi de 8h00 à 16h30 sauf le mercredi de 8h00 à 12h00.
